Incoterms: EXW FOB CIF DDP Giải Thích Đơn Giản

5 năm đàm phán hợp đồng với nhiều doanh nghiệp xuất khẩu, tôi chứng kiến không ít chủ shop mất tiền oan chỉ vì hiểu sai một chữ viết tắt trong Incoterms. Bài này Alva sẽ giải thích Incoterms EXW FOB CIF DDP giải thích đơn giản, giúp anh chị vừa xuất khẩu qua Alibaba, Etsy, Amazon vừa tự tin báo giá, không lý thuyết hàn lâm, chỉ là những gì tôi thực sự áp dụng khi báo giá cho khách Mỹ, châu Âu. Anh chị đọc xong là có thể tự tin đàm phán điều khoản nào có lợi nhất cho mình.

Incoterms 2025 là gì và vì sao anh chị bắt buộc phải hiểu

Incoterms là bộ quy tắc thương mại quốc tế do ICC (Phòng Thương mại Quốc tế) ban hành, quy định rõ ai chịu trách nhiệm gì, ở đâu, khi nào trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Anh chị bắt buộc phải hiểu vì mỗi điều khoản quyết định trực tiếp ai trả cước, ai chịu rủi ro và ai đứng tên thủ tục hải quan — hiểu sai một chữ có thể khiến shop mất hàng nghìn USD ngoài dự toán.

Bản 2025 vẫn giữ 11 điều khoản cốt lõi như bản 2020, nhưng siết chặt hơn về trách nhiệm bảo hiểm và nghĩa vụ khai báo hải quan điện tử — điều mà xưởng gốm Bình Dương của tôi phải cập nhật lại toàn bộ hợp đồng mẫu.

Nói đơn giản: mỗi điều khoản trả lời 3 câu hỏi — hàng giao ở đâu, ai trả phí vận chuyển, ai chịu rủi ro nếu hàng hư hỏng trên đường đi. Nếu anh chị không nắm rõ, rất dễ bị đối tác “cài” điều khoản có lợi cho họ mà mình không biết. Tôi từng thấy một xưởng may ở Tân Phú ký FOB nhưng lại tưởng là CIF, kết quả mất thêm 8.000 USD phí bảo hiểm không có trong dự toán.

EXW (Ex Works) — Rủi ro cao nhất cho người mua, đơn giản nhất cho người bán

EXW (Ex Works) nghĩa là người bán chỉ cần giao hàng tại xưởng, còn lại vận chuyển nội địa, thủ tục xuất khẩu, cước tàu, bảo hiểm đều do người mua tự lo. Đây là điều khoản có mức trách nhiệm thấp nhất cho người bán trong toàn bộ 11 điều khoản Incoterms.

Với Gomery Ceramics, khi khách nhỏ lẻ trên Alibaba yêu cầu EXW, tôi thường khuyên họ cân nhắc kỹ vì đa số khách lần đầu nhập hàng Việt Nam không có forwarder quen, dễ bị động ở khâu khai báo hải quan xuất khẩu.

Ưu điểm của EXW là báo giá thấp nhất, nhìn “đẹp” trên bảng so sánh giá. Nhưng thực tế tôi khuyến nghị anh chị nếu là người bán, nên hỗ trợ thêm bước khai hải quan xuất khẩu dù hợp đồng ghi EXW, vì đa số người mua nước ngoài không rành luật Việt Nam, dễ dẫn đến chậm trễ cả lô hàng, ảnh hưởng uy tín shop.

• Người bán chịu: đóng gói, giao hàng tại xưởng/kho
• Người mua chịu: vận chuyển nội địa, thủ tục xuất khẩu, cước quốc tế, bảo hiểm, thủ tục nhập khẩu
• Rủi ro chuyển giao: ngay tại xưởng của người bán

FOB (Free On Board) — Điều khoản phổ biến nhất tôi thấy trên đơn Alibaba

FOB (Free On Board) nghĩa là người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng được xếp lên tàu tại cảng xuất, sau đó rủi ro và chi phí chuyển sang người mua. Đây là điều khoản tôi khuyên các xưởng đối tác dùng nhiều nhất cho đơn hàng B2B qua Alibaba vì cân bằng được trách nhiệm hai bên.

Người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng được xếp lên tàu tại cảng xuất (thường là Cát Lái hoặc Cái Mép). Với TP-Menswear, 70% đơn xuất khẩu áo thun đi Mỹ đều dùng FOB.

Điểm hay của FOB là người bán vẫn kiểm soát được khâu vận chuyển nội địa và thủ tục xuất khẩu — phần mà chúng tôi rành hơn khách nước ngoài rất nhiều. Ngược lại, người mua chủ động chọn hãng tàu, forwarder quen, kiểm soát cước biển tốt hơn. Đây là lý do FOB trở thành “ngôn ngữ chung” trong giao dịch quốc tế nhiều năm qua.

• Người bán chịu: đóng gói, vận chuyển nội địa, thủ tục xuất khẩu, phí xếp hàng lên tàu
• Người mua chịu: cước tàu quốc tế, bảo hiểm, thủ tục nhập khẩu, vận chuyển đến kho
• Rủi ro chuyển giao: khi hàng qua lan can tàu tại cảng xuất

Anh chị có thể tham khảo thêm cách tính giá FOB xuất khẩu chính xác cho hàng thủ công mỹ nghệ để áp dụng ngay vào bảng báo giá của mình.

CIF (Cost, Insurance, Freight) — Khi người bán “gánh” thêm cước và bảo hiểm

CIF (Cost, Insurance, Freight) là FOB cộng thêm cước vận chuyển quốc tế và bảo hiểm hàng hóa, do người bán chi trả và đứng tên hợp đồng. Nhiều xưởng ở Bình Dương thích báo CIF vì con số tổng giá dễ chốt deal hơn với khách lần đầu làm việc.

Nghe thì có vẻ người bán “chịu nhiều” hơn, nhưng thực tế khách không phải tự lo tìm forwarder. Tuy nhiên, CIF cũng là điều khoản dễ bị lạm dụng để “giấu” phí.

Tôi từng gặp trường hợp đối tác cộng cước tàu cao hơn thực tế 15-20% mà khách không biết vì không có quyền chọn hãng tàu. Nếu anh chị là người mua, hãy luôn yêu cầu breakdown chi tiết giá CIF hoặc chuyển sang FOB để tự thuê forwarder minh bạch hơn.

• Người bán chịu: tất cả FOB + cước tàu quốc tế + bảo hiểm tối thiểu 110% giá trị hàng
• Người mua chịu: thủ tục nhập khẩu, vận chuyển nội địa nước nhập, thuế
• Rủi ro chuyển giao: tương tự FOB — khi hàng qua lan can tàu, dù người bán vẫn trả cước và bảo hiểm

DDP (Delivered Duty Paid) — Người bán chịu trách nhiệm “trọn gói” đến tận cửa kho khách

DDP (Delivered Duty Paid) là điều khoản “nặng” nhất với người bán: giao hàng đến tận kho người mua, đã đóng thuế nhập khẩu, thông quan đầy đủ. Đây là lựa chọn bắt buộc với nhiều đơn hàng Amazon FBA vì sàn yêu cầu hàng vào kho phải sẵn sàng bán ngay.

Với đơn hàng Amazon FBA của TP-Menswear đi thẳng vào kho Mỹ, chúng tôi buộc phải dùng DDP, không để khách hàng tự xử lý thủ tục.

DDP đòi hỏi người bán phải có kinh nghiệm và mạng lưới logistics quốc tế vững, vì phải tự lo cả thuế nhập khẩu ở nước ngoài — phần dễ phát sinh chi phí ẩn nhất nếu không tính kỹ mã HS code trước khi báo giá. Tôi luôn khuyên các xưởng mới làm xuất khẩu: đừng nhận DDP nếu chưa có đối tác forwarder rành thủ tục hải quan nước nhập, dễ lỗ nặng vì tính sai thuế.

Kết: Chọn đúng Incoterms là chọn đúng “cuộc chơi” lợi nhuận

Qua bài Incoterms EXW FOB CIF DDP giải thích đơn giản, nguyên tắc cốt lõi là: điều khoản nào cũng công bằng nếu giá được tính đúng, chỉ có thiếu hiểu biết mới khiến ta chịu thiệt. Với Gomery Ceramics tôi ưu tiên FOB để giữ quyền kiểm soát nội địa, còn TP-Menswear phải dùng DDP khi làm việc với Amazon. Anh chị nên xem lại toàn bộ chiến lược xuất khẩu trên trang chủ Hoalva và bài pillar để có cái nhìn tổng thể hơn.